Pengenalan

Penyelenggaran fail amat penting bagi sesebuah organisasi. Ia adalah penyumbang kepada kelancaran operasi secara keseluruhannya. Tahap kecekapan pengurusan fail menggambarkan keseluruhan perjalanan pengurusan sesebuah organisasi. Justeru itu, penggunaan rak adalah amat penting dalam penyimpanan rekod perubatan pesakit di sesebuah Hospital. Ini disebabkan fungsi utama Jabatan Rekod Perubatan adalah menyelenggara dokumen-dokumen rekod perubatan pesakit terutama dalam aspek penyimpanan, pengeluaran, peminjaman serta pelupusan. Ditambah pula tempoh penyimpanan rekod adalah sekurang-kurangnya 7 tahun dan bagi kes tertentu terpaksa disimpan selama 10 hingga 21 tahun. Di samping itu, terdapat rekod pesakit yang perlu disimpan sehingga 21 tahun dan ada yang terus disimpan kekal.

Takrifan

Apa itu rak? Rak adalah satu tempat yang berfungsi untuk meletak atau menyimpan barang- barang seperti dokumen, pakaian dan peralatan lain-lain yang boleh disusun kemas, teratur dan terancang. Rak jugak mempercantikkan tata letak ruangan. Terdapat berbagai jenis rak di pasaran iaitu rak yang diperbuat dari bahan logam, kayu dan plastik. Ada rak yang terbuka, berbentuk statik dan ada yang tertutup secara mobil.

Polisi KKM

Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Bil.17/2010 telah menggariskan supaya Jabatan Rekod Perubatan di peringkat hospital hendaklah dilengkapi dengan kemudahan dan peralatan serta ruang penyimpanan yang sesuai dan mencukupi serta melaksanakan dan mematuhi aktiviti pelupusanmengikut Jadual Pelupusan Rekod Perubatan yang telah dikeluarkan pada tahun 2016.

Langkah awal

Bagi mengatasi kesesakan ruang penyimpanan rekod perubatan pesakit, pilihan menggunakan rak-rak mobil untuk simpanan rekod perubatan adalah yang terbaik kerana susunan raknya yang teratur serta boleh menampung bebanan yang banyak. Rak berkenaan yang berbentuk rel di bawah memudahkan pergerakan.   Dengan adanya rak mobil, rekod perubatan yang diterima dapat disusun dan difail mengikut sistem fail terminal digit untuk kemudahan carian semula rekod. Penyimpanan dan penjagaan rekod perubatan dapat diuruskan dengan lebih teratur, selamat dan bersistematik. Rak mobil juga dapat mengurangkan lambakan rekod perubatan di Jabatan yang terpaksa diletakkan di dalam kotak dan di atas lantai.

Pelaksanaan

Kaedah simpanan menggunakan sistem terminal digit memudahkan penyimpanan dan pencarian rekod pesakit. Di samping itu, pengurusan rekod pesakit dapat dilaksanakan dengan lebih sistematik dan efisyen.

Analisa SWOT

Kekuatan      –         Penggunaan rak mobil dapat menyelesaikan masalah ruang Penyimpanan rekod. Ia menjadikan Bilik Rekod lebih kemas dan teratur. Pencarian rekod pesakit dapat dilaksanakan dengan mudah serta menyumbang kepada pencapaian KPI/HPIA.

Kelemahan   –           Memerlukan peruntukan kewangan. Memerlukan ruang simpanan yang lebih besar. Berbentuk statik dan sukar dipindahkan.

Peluang         –           Dapat merealisasikan arahan Jadual Pelupusan Rekod Perubatan. Aktiviti pelupusan dapat dilaksanakan dengan lebih teratur dan sistematik. Dapat mengurangkan risiko terhadap keselamatan dan pemeliharaan rekod.

Ancaman       –           Kesesakan ruang simpanan di Jabatan akan berterusan. Rekod Perubatan tidak dapat disimpan secara teratur serta menyumbang kepada masa pencarian rekod pesakit yang lebih panjang. Mutu perkhidmatan Rekod pesakit sukar dipertingkatkan jika tempat simpanan sedia ada mengalami kesesakan dan tidak cukup ruang.

Kebaikan Penggunaan Rak-Rak Mobil

1. Mudah dan senang untuk mengesan rekod
2. Menggunakan ruang yang sederhana
3. Jimat masa mencari
4. Sesuai untuk penyimpanan rekod pesakit yang mempunyai volume yang sederhana.  

Keburukan Penggunaan Rak-Rak Mobil

1. Kos tinggi kerana buatan yang berkualiti
2. Memerlukan ruang yang besar
3. Tidak sesuai Lokasi penyimpanan yang kecil

Kesimpulan

Penggunaan rak mobil sangat diperlukan kerana ia adalah dari bahan logam yang lebih tahan lama berbanding rak kayu yang yang tidak tahan lama dan boleh dimakan oleh anai-anai. Rak Mobil lebih menampakkan keadaan stor yang lebih kemas dan tersusun.